Wichtige Termine und Fristen Frühjahr 2025
21. März 2025
Nicht verpassen: 3 wichtige Termine und Fristen für Sie und Ihre Genossenschaft.
Die Verfahrensdokumentation ist inzwischen für alle Unternehmen verpflichtend. Doch was ist das eigentlich und was müssen Sie konkret tun?
Wir erklären Ihnen, worauf Sie achten sollten.
Keinen Zettel und Stift parat?
Kein Grund zur Sorge. Nachfolgend finden Sie nochmal alle Kernaussagen übersichtlich und kompakt aufbereitet:
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Kurzgefasst ist die Verfahrensdokumentation eine Übersicht, wie die Buchführung im Rahmen der Digitalisierung, in einem Unternehmen organisiert ist.
Kernpunkt dabei ist es, einem Sachverständigen Dritten – also z.B. einem Betriebsprüfer zu ermöglichen, sich in Kürze solch eine Übersicht zu verschaffen.
Dabei sind vier wesentliche Strukturmerkmale zu beachten:
- Allgemeine Beschreibung des Unternehmens
- Anwenderdokumentation
- Technische Systemdokumentation
- Betriebsdokumentation inkl. einem internen Kontrollsystem
Weshalb muss ich mich als Unternehmer damit befassen?
Im Rahmen der GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) i.V.m. den vom Gesetzgeber ergänzten und in 2015 in Kraft getretenen GoBD („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) wurde die Verfahrensdokumentation zur Pflicht.
Nach den GoBD müssen sich Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen.
Dies gilt für beide Richtungen, also wie kommen die Daten in die Buchführung und umgekehrt, wo kommen sie her.
Es leuchtet ein, dass dies für einen sachverständigen Dritten nicht so leicht möglich ist, wenn eine Spezialsoftware quasi als Blackbox dazwischengeschaltet ist.
Wer ist betroffen?
Betroffen sind alle Unternehmen sowie Selbstständige die ihre Buchhaltung elektronisch führen.
Dies bedeutet auch, dass Sie mit ihrer Genossenschaft nach der Inbetriebnahme und dem Start der Buchführung vorbereitend und verpflichtend eine Verfahrensdokumentation erstellen müssen.
Wofür ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gut?
- Zum einen, um einem sachverständigen Dritten / einem Prüfer eine Übersicht über die Buchführung im Rahmen der Digitalisierung zu verschaffen.
- Zum anderen, um die gesetzliche Anforderung zu erfüllen und nicht bereits schon vor einer Prüfung Grund zu Beanstandungen entstehen zu lassen.
- Darüber hinaus bietet die Verfahrensdokumentation, durch die verankerte Pflicht, den Unternehmen die Möglichkeit die Erstellung der Buchführung bereits von Beginn an rechtskonform aufzulegen.
- Weiterhin macht es, gerade bei größeren Unternehmen, Sinn sich in regelmäßigen Abständen eine Übersicht der Prozessabläufe zu verschaffen und diese ggf. effizienter zu gestalten.
Fazit
Die Verfahrensdokumentation ist nicht optional, sondern für fast alle verpflichtend. Dabei können auch Sie, intern, von dieser Dokumentation profitieren.
Jedoch sollte jedem klar sein, dass hier ein gewisser Aufwand mit verbunden ist und Sie sicher stellen müssen, keine Informationen auszulassen.
Wir können Sie gerne darin unterstützen und die Verfahrensdokumentation für Sie und Ihr Unternehmen übernehmen.
Kontaktieren Sie uns bei Interesse einfach und bequem per Mail:
Über den Autor
Daniela Kutschke
Daniela Kutschke ist unser Team-Mitglied mit einem Auge für Zahlen, Details und Strukturen.
Als ursprünglich gelernte Bilanzbuchhalterin und einigen Jahre Berufserfahrung in Steuerkanzleien unterstützt sie uns bei GenoHeld in der Kundenbetreuung und dem Inbetriebnahmeprozess.
Wenn sie nicht für den GenoHeld tätig ist, arbeitet sie als Business Coach & Trainerin in der Persönlichkeitsentwicklung und unterstützt Unternehmen und deren Mitarbeiter dabei innovativ in Veränderungsprozessen voranzukommen.
Erholung findet sie in sportlichen Aktivitäten in der Natur und viel Zeit mit ihren beiden Kindern und Freunden.
Daniela Kutschke
Daniela Kutschke ist unser Team-Mitglied mit einem Auge für Zahlen, Details und Strukturen.
Als ursprünglich gelernte Bilanzbuchhalterin und einigen Jahre Berufserfahrung in Steuerkanzleien unterstützt sie uns bei GenoHeld in der Kundenbetreuung und dem Inbetriebnahmeprozess.
Wenn sie nicht für den GenoHeld tätig ist, arbeitet sie als Business Coach & Trainerin in der Persönlichkeitsentwicklung und unterstützt Unternehmen und deren Mitarbeiter dabei innovativ in Veränderungsprozessen voranzukommen.
Erholung findet sie in sportlichen Aktivitäten in der Natur und viel Zeit mit ihren beiden Kindern und Freunden.
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