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Verfahrensdokumentation – was heißt das eigentlich?

Die Verfahrensdokumentation ist inzwischen für alle Unternehmen verpflichtend. Doch was ist das eigentlich und was müssen Sie konkret tun?

Wir erklären Ihnen, worauf Sie achten sollten.

Keinen Zettel und Stift parat?

Kein Grund zur Sorge. Nachfolgend finden Sie nochmal alle Kernaussagen übersichtlich und kompakt aufbereitet:

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Kurzgefasst ist die Verfahrensdokumentation eine Übersicht, wie die Buchführung im Rahmen der Digitalisierung, in einem Unternehmen organisiert ist.

Kernpunkt dabei ist es, einem Sachverständigen Dritten – also z.B. einem Betriebsprüfer zu ermöglichen, sich in Kürze solch eine Übersicht zu verschaffen.

Dabei sind vier wesentliche Strukturmerkmale zu beachten:

Weshalb muss ich mich als Unternehmer damit befassen?

Im Rahmen der GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) i.V.m. den vom Gesetzgeber ergänzten und in 2015 in Kraft getretenen GoBD („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) wurde die Verfahrensdokumentation zur Pflicht.

 

Nach den GoBD müssen sich Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen.

Dies gilt für beide Richtungen, also wie kommen die Daten in die Buchführung und umgekehrt, wo kommen sie her.

Es leuchtet ein, dass dies für einen sachverständigen Dritten nicht so leicht möglich ist, wenn eine Spezialsoftware quasi als Blackbox dazwischengeschaltet ist.

Wer ist betroffen?

Betroffen sind alle Unternehmen sowie Selbstständige die ihre Buchhaltung elektronisch führen.

 

Dies bedeutet auch, dass Sie mit ihrer Genossenschaft nach der Inbetriebnahme und dem Start der Buchführung vorbereitend und verpflichtend eine Verfahrensdokumentation erstellen müssen.

Wofür ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gut?

Fazit

Die Verfahrensdokumentation ist nicht optional, sondern für fast alle verpflichtend. Dabei können auch Sie, intern, von dieser Dokumentation profitieren.

Jedoch sollte jedem klar sein, dass hier ein gewisser Aufwand mit verbunden ist und Sie sicher stellen müssen, keine Informationen auszulassen.

 

Wir können Sie gerne darin unterstützen und die Verfahrensdokumentation für Sie und Ihr Unternehmen übernehmen.

Kontaktieren Sie uns bei Interesse einfach und bequem per Mail:

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