Eine Genossenschaft funktioniert nicht ohne ihre Beschlüsse.
Doch was macht eine ordentliche Beschlussfassung eigentlich aus? Wie werden Beschlüsse gefasst und protokolliert? Und was gilt für die Aufbewahrung?
In diesem Beitrag gibt Ihnen unsere Juristin Tatevik Gevorgyan die Antworten auf diese Fragen und einen Überblick zum Thema „Beschlüsse“.
Kein Grund zur Sorge. Nachfolgend finden Sie nochmal alle Kernaussagen übersichtlich und kompakt aufbereitet:
Auch wenn wir unsere Kunden im Rahmen der Inbetriebnahme immer wieder darauf hinweisen, kommt es im Verlauf der Zeit häufig zu Fehlern bei den Beschlüssen, was letztendlich bei der Prüfung durch den Verband auffällt.
Dadurch entsteht nicht nur Ärger, sondern auch ein größerer Aufwand.
Um dies zu vermeiden, ist es wichtig auch im laufenden Betrieb Ihrer Genossenschaft auf die korrekte Beschlussfassung und eine ordentliche Dokumentation zu achten.
Wichtig:
Ein ordentlicher Beschluss beinhaltet neben dem Ort, dem Datum und den nötigen Unterschriften auch die Nummerierung.
Letztere wird gerne vergessen, ist jedoch sehr wichtig.
Alle Beschlüsse in der Genossenschaft sollten fortlaufend nummeriert werden.
Dies dient zum einem der Möglichkeit einer chronologischen Zuordnung, aber auch der Möglichkeit eines Verweises in neuen Beschlüssen. Zudem kann so auch bei den Geldflüssen immer auf den jeweils dazugehörigen Beschluss verweisen werden – beispielsweise im Verwendungszweck der Zahlung.
Häufig besteht hier schon Unsicherheit. Ist immer ein Beschluss durch die Generalversammlung nötig, oder betrifft dies nur bestimmte Themen und Bereiche?
In den durch uns gegründeten Genossenschaften finden Sie die Antwort in Ihrer Satzung – genauer gesagt: In §26 Abs. 1 der Satzung.
Hier finden Sie eine Auflistung von klaren Tatbeständen, die einen Beschluss der Generalversammlung notwendig machen.
D.h. dies sind Dinge, die der Vorstand nicht alleine beschließen kann.
Dazu gehören bspw. Dinge wie Satzungsänderungen aber auch der Kauf/Verkauf oder die Bebauung von Grundstücken.
Nun muss nicht jeder Beschluss durch die Generalversammlung gefasst werden.
Diese anderen Beschlüsse sind grundsätzlich dem Vorstand vorbehalten, d.h. hier beschließt der Vorstand.
Dies kann entweder mit der Zustimmung des Bevollmächtigten (§25 II) oder allein erfolgen.
Aber Vorsicht:
Erhält der Vorstand selbst durch den Beschluss einen wirtschaftlichen Vorteil oder besteht die Gefahr eines Interessenkonflikts, sollte dieser Beschluss nicht allein durch den Vorstand getroffen werden.
In diesem Fall sollte mindestens der Bevollmächtige mit eingebunden werden, oder besser noch: Die Generalversammlung
Auch hier finden Sie die Antwort in Ihrer Satzung. §27 regelt die Mehrheitsverhältnisse bei der Beschlussfassung durch die Generalversammlung.
Generell gilt:
Damit die Genossenschaft beschlussfähig ist, müssen mindestens 3 der Mitglieder anwesend sein.
Dabei werden die Beschlüsse i.d.R. mit einer einfache Mehrheit gefasst, d.h. es muss mehr „Ja“-Stimmen als „Nein“-Stimmen geben.
Es gibt jedoch auch Themen, die ein bestimmtes Mehrheitsverhältnis benötigen.
Beispielsweise müssen Beschlüsse zur Satzungsänderung min. mit einer 3/4-Mehrheit getroffen werden. Das bedeutet, dass mindesten 75% der abgegeben Stimmen den Beschluss befürworten müssen.
Ausnahmslos gilt: Alle Beschlüsse sollten dokumentiert werden.
Das betrifft auch alltägliche Beschlüsse, wie bspw. Förderungen und Vergünstigungen aber auch Reisebeschlüsse, Beschlüsse über den Ankauf von Fahrzeugen, Mietverhältnisse in denen eine Förderung / Vergünstigung des Mitglieds vorgesehen ist, etc.
Dies ist zum einen wichtig für die Transparenz der Geldflüsse, jedoch wirkt es auch vertrauensfördernd dem Verband gegenüber und Sie selbst können ebenfalls noch nach mehreren Jahren nachvollziehen, was wann und weshalb beschlossen wurde.
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