Falls kein Versäumnis seitens des Verbandes vorliegt, wie in Teil 1 dieser Reihe beschrieben, kontaktiert Sie der Verband mit einer Prüfungsaufforderung.
In diesem Fall müssen Sie die Prüfungsbereitschaft herstellen.
Hierfür erhalten Sie meist vom Verband eine Liste mit den benötigten Unterlagen, wie z.B. dem Jahresabschluss.
Daher ist es wichtig auch rechtzeitig Ihren Steurberater zu informieren, dass der Jahresabschluss schnell benötigt wird, da Sie geprüft werden können. Dies gilt natürlich auch für andere Dokumente, die Sie von Ihrem Steuerberater bekommen.
Alle anderen Unterlagen, wie bspw. Beschlüsse und Verträge, Personalunterlagen, Konten oder auch die Satzung sollten Sie immer ordentlich führen, bereithalten und auch dokumentieren.
Diese Unterlagen werden in der Regel per E-Mail an den Verband übermittelt, d.h. in den meisten Fällen ist kein persönliches Treffen nötig.
Dennoch empfehlen wir Ihnen, den Verband einzuladen, bspw. auch, wenn Sie eine Generalversammlung abhalten.
So liegt es im Ermessen des Verbandes diese Einladung anzunehmen und sich einmal alles anzuschauen. Dies stärkt maßgeblich das Vertrauensverhältnis zwischen Ihrer Genossenschaft und dem Verband.
In dem Schreiben mit der Aufforderung zur Prüfung ist auch eine Frist angesetzt. Sollten Sie mehr Zeit benötigen, kann diese First oftmals nach Absprache mit dem Verband verlängert werden. Dies ist bspw. dann der Fall, wenn Ihnen seitens des Steuerberaters noch kein Jahresabschluss vorliegt.