Was passiert, wenn Ihre Genossenschaft im ersten Jahr nicht geprüft wurde?
Wer ist hier verantwortlich und was ist zu tun um unangenehme Konsequenzen zu vermeiden?
Diese 2-teilige Beitragsreihe befasst sich aus aktuellem Anlass bei anderen Verbänden mit diesen Fragen und zeigt Lösungswege auf.
Kein Grund zur Sorge. Nachfolgend finden Sie nochmal alle Kernaussagen übersichtlich und kompakt aufbereitet:
Die erste Prüfung ist oft sehr penibel. Dies gibt nicht nur dem Verband Sicherheit, sondern auch Ihnen und stärkt letztendlich das Vertrauensverhältnis zwischen Ihrer Genossenschaft und dem Verband.
Wann wird geprüft?
Generell muss die Prüfung im ersten Geschäftsjahr erfolgen. Wann genau in diesem Zeitraum ist nicht festgesetzt und hängt maßgeblich davon ab, wieviel Sie mit Ihrer Genossenschaft gemacht haben.
Prinzipiell gilt jedoch: Spätestens nach Beendigung des 1. Geschäftsjahres innerhalb der laufenden 6 Wochen.
Es gibt natürlich auch Sonderfälle. Allgemein entscheidet der Verband wann geprüft wird – je nach Kapazität und Prüfungsbedürftigkeit.
Falls kein Versäumnis seitens des Verbandes vorliegt, wie in Teil 1 dieser Reihe beschrieben, kontaktiert Sie der Verband mit einer Prüfungsaufforderung.
In diesem Fall müssen Sie die Prüfungsbereitschaft herstellen.
Hierfür erhalten Sie meist vom Verband eine Liste mit den benötigten Unterlagen, wie z.B. dem Jahresabschluss.
Daher ist es wichtig auch rechtzeitig Ihren Steurberater zu informieren, dass der Jahresabschluss schnell benötigt wird, da Sie geprüft werden können. Dies gilt natürlich auch für andere Dokumente, die Sie von Ihrem Steuerberater bekommen.
Alle anderen Unterlagen, wie bspw. Beschlüsse und Verträge, Personalunterlagen, Konten oder auch die Satzung sollten Sie immer ordentlich führen, bereithalten und auch dokumentieren.
Diese Unterlagen werden in der Regel per E-Mail an den Verband übermittelt, d.h. in den meisten Fällen ist kein persönliches Treffen nötig.
Dennoch empfehlen wir Ihnen, den Verband einzuladen, bspw. auch, wenn Sie eine Generalversammlung abhalten.
So liegt es im Ermessen des Verbandes diese Einladung anzunehmen und sich einmal alles anzuschauen. Dies stärkt maßgeblich das Vertrauensverhältnis zwischen Ihrer Genossenschaft und dem Verband.
In dem Schreiben mit der Aufforderung zur Prüfung ist auch eine Frist angesetzt. Sollten Sie mehr Zeit benötigen, kann diese First oftmals nach Absprache mit dem Verband verlängert werden. Dies ist bspw. dann der Fall, wenn Ihnen seitens des Steuerberaters noch kein Jahresabschluss vorliegt.
Sie können bereits ab der Gründung für einen reibungslosen Prüfungsablauf sorgen, indem Sie darauf achten, dass Ihre Beschlüsse ordentlich geführt und nummeriert sind und Sie eine Rechtsgrundlage für alle Geldflüsse haben (Darlehensvertrag, Dienstvertrag, Beschlüsse, etc.).
Zudem sollten alle Mitglieder korrekt aufgenommen sein, d.h. Sie als Vorstand haben eine ordentliche Mitgliederliste mit allen nötigen Informationen geführt.
Weiterhin müssen Sie im Jahr mindestens eine Generalversammlung abhalten. Sollte dies bis zur Prüfung nicht stattgefunden habe, sollte die schleunigst nachgeholt werden.
Hier wird der Jahresabschluss festgestellt, entschieden was mit den Dividenden passiert, wie mit den Gewinnen oder Verlusten umgegangen wird und der Vorstand und Bevollmächtige werden entlastet.
Generell können Sie bereits im Vorfeld dafür sorgen, dass die Prüfung für Sie kein Problem darstellt.
Je eher Sie also mit einer ordentliche Pflege Ihrer Unterlagen beginnen, desto besser.
Sollten Sie erst bei der Prüfungsaufforderung mit dem Zusammentragen der benötigten Unterlagen beginnen, sollten Sie hierfür mindestens 2 Wochen einplanen.
Es gibt aber in der Regel keinen Grund zur Sorge. Wenn Sie transparent mit dem Verband kommunizieren, lässt sich meist alles in Ruhe klären, denn natürlich hat auch der Verband ein großes Interesse an einer reibungslosen Prüfung.
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